Comment personnaliser la fiche de poste de Secrétaire général de mairie ?

Supprimez les missions hors périmètre, précisez le rattachement, les outils, l’autonomie, les horaires et les contraintes propres à votre structure, puis faites relire le document.

Combien de missions faut-il conserver ?

Cinq à huit missions principales suffisent généralement. Les tâches détaillées peuvent être regroupées sous chaque mission ou placées dans une procédure séparée.

La fiche doit-elle être signée ?

Une signature peut matérialiser la remise ou la discussion. Elle ne remplace pas l’analyse nécessaire lorsqu’une évolution touche un élément contractuel ou statutaire important.

Quand mettre le document à jour ?

Après une réorganisation, une évolution durable des responsabilités, un changement d’outils majeur ou lors d’une revue périodique convenue par l’organisation.

Fiche de poste Secrétaire général de mairie : modèle Word gratuit

Ce modèle de fiche de poste de Secrétaire général de mairie est conçu pour une commune, particulièrement une commune de petite taille où le poste est très polyvalent. Il fournit une base structurée à adapter au niveau d’autonomie, aux outils, aux horaires et au cadre conventionnel ou statutaire réellement applicable.

Finalité du poste de Secrétaire général de mairie

Mettre en œuvre, sous l’autorité du maire, les politiques communales et assurer la coordination administrative, budgétaire et réglementaire de la collectivité. Pour délimiter cette finalité, utilisez ce point de comparaison : trame de la fonction publique territoriale.

Pour Secrétaire général de mairie, la finalité doit rester stable et tenir en une ou deux phrases. Elle traduit la contribution durable « Mettre en œuvre, sous l’autorité du maire, les politiques communales et assurer la coordination administrative, budgétaire et réglementaire de la collectivité. » sans la confondre avec les objectifs annuels, qui décrivent des résultats datés et révisables.

Missions principales à intégrer

Préparer et suivre les actes et réunions de la commune.
Élaborer et exécuter le budget avec les interlocuteurs compétents.
Organiser l’accueil et les démarches des administrés.
Suivre l’état civil, les élections et les dossiers réglementaires.
Conseiller le maire et alerter sur les échéances.
Coordonner les agents et prestataires selon l’organisation locale.
Assurer le classement, l’archivage et la transmission des documents.

Classez les missions de Secrétaire général de mairie par importance ou par fréquence. La priorité donnée à « préparer et suivre les actes et réunions de la commune » doit correspondre à l’organisation réelle. Si plusieurs personnes interviennent, précisez qui prépare, qui contrôle, qui décide et qui reçoit l’information afin d’éviter les zones grises entre services.

Exemple de rattachement et d’organisation

Rubrique	Contenu attendu
Rattachement hiérarchique	Nommer la fonction qui fixe les priorités, valide les résultats et conduit les échanges managériaux.
Rattachement fonctionnel	Identifier les référents techniques ou métiers qui donnent des consignes dans leur domaine.
Relations internes	Lister les équipes avec lesquelles les informations, dossiers ou interventions doivent être coordonnés.
Relations externes	Préciser les usagers, clients, fournisseurs, partenaires ou administrations concernés.
Autonomie	Décrire les décisions courantes autorisées, les seuils et les situations qui exigent une alerte.

Compétences techniques et comportementales

Savoir-faire à évaluer

Finances publiques locales
Rédaction des actes
État civil et élections
Organisation des collectivités

Comportements professionnels utiles

Polyvalence
Discrétion
Sens du service public
Capacité d’alerte

Attribuez un niveau attendu aux compétences de Secrétaire général de mairie, notamment « Finances publiques locales » et « Rédaction des actes » : notions, pratique autonome, maîtrise ou capacité à transmettre. Un niveau trop élevé sur toutes les lignes rend le profil introuvable ; reliez chaque exigence à une mission concrète et prévoyez les apprentissages possibles pendant l’intégration.

Profil, expérience et conditions d’exercice

Cadre d’emplois, grade ou recrutement contractuel à préciser selon la strate de la commune et la réglementation en vigueur. Une solide maîtrise de l’environnement territorial est attendue. Les différences de profil apparaissent aussi dans la fiche d’assistant administratif.

La rubrique des conditions doit notamment couvrir les éléments suivants :

Lien direct avec le maire
Polyvalence forte
Échéances des conseils et du budget
Accueil du public
Disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels

Pour le poste de Secrétaire général de mairie, ne minimisez pas une contrainte comme « lien direct avec le maire ». Une information claire améliore la qualité des candidatures et permet d’anticiper l’organisation, les équipements, la formation et les mesures de prévention. Rapprochez chaque condition de l’évaluation des risques de la situation de travail.

Indicateurs et critères de réussite

Actes transmis dans les délais
Échéances budgétaires tenues
Dossiers usagers suivis
Alertes traitées

Pour Secrétaire général de mairie, « Actes transmis dans les délais » constitue un repère de pilotage, pas un objectif automatique. Définissez sa source, sa fréquence, le niveau de contrôle du titulaire et les facteurs externes. Combinez quantité, qualité et respect des règles afin qu’un seul chiffre ne déforme pas les priorités du poste.

Comment adapter ce modèle à votre organisation

Remplacer l’intitulé « Secrétaire général de mairie » s’il diffère de celui de l’organigramme, puis vérifier la classification ou le cadre d’emplois.
Choisir cinq à huit missions réellement confiées à Secrétaire général de mairie, en partant notamment de « préparer et suivre les actes et réunions de la commune », puis supprimer les exemples hors périmètre.
Décrire les décisions autonomes de Secrétaire général de mairie et les situations qui doivent être escaladées au responsable.
Ajouter les outils, équipements, habilitations et documents nécessaires à « finances publiques locales ».
Préciser les horaires, déplacements et protections liés à « lien direct avec le maire ».
Faire relire la fiche de Secrétaire général de mairie par le manager et une personne connaissant réellement cette activité avant validation.

Utiliser la fiche pour recruter et intégrer

Pour l’annonce de Secrétaire général de mairie, sélectionnez les éléments utiles au candidat au lieu de publier tout le document interne. Pendant les entretiens, transformez « Finances publiques locales » et « Rédaction des actes » en questions portant sur des situations professionnelles observables. Ne collectez que des données pertinentes pour apprécier l’aptitude au poste et protégez l’accès aux dossiers de candidature. Pour préparer les interfaces avec les fonctions proches, consultez également la fiche d’assistant de direction.

À l’arrivée de Secrétaire général de mairie, reprenez la fiche autour des interfaces, du calendrier, des niveaux de validation et des risques propres à « élaborer et exécuter le budget avec les interlocuteurs compétents ». Planifiez un point après la période d’intégration afin de corriger les écarts entre le document et la réalité.

Réviser la fiche sans créer de confusion

Une mise à jour de la fiche de Secrétaire général de mairie peut préciser des tâches relevant de la qualification ou refléter une nouvelle organisation. En revanche, une évolution touchant la qualification, la rémunération contractuelle ou la responsabilité essentielle « Mettre en œuvre, sous l’autorité du maire, les politiques communales et assurer la coordination administrative, budgétaire et réglementaire de la collectivité. » demande une analyse spécifique et, selon le cas, l’accord de la personne. Datez chaque version et distinguez la discussion préparatoire de la décision formelle.

Questions d’entretien pour un poste de Secrétaire général de mairie

Préparez des questions directement reliées aux missions au lieu d’évaluer des impressions générales. Demandez au candidat de décrire une situation, son objectif, les actions réalisées, les contrôles effectués et le résultat obtenu. Pour ce poste, vous pouvez notamment explorer la capacité à « préparer et suivre les actes et réunions de la commune » et à « élaborer et exécuter le budget avec les interlocuteurs compétents ». Une relance sur les difficultés rencontrées permet d’évaluer le raisonnement sans rechercher une réponse unique.

Pour comparer les candidatures de Secrétaire général de mairie, utilisez la même grille : pertinence de l’exemple, niveau d’autonomie, maîtrise des risques, qualité de la coopération et capacité à apprendre « finances publiques locales ». N’introduisez pas de question sans lien avec l’aptitude professionnelle. Notez les faits utiles et évitez les commentaires subjectifs ou les informations privées qui n’ont pas leur place dans le dossier de recrutement.

Préparer les trente premiers jours

Le parcours d’intégration de Secrétaire général de mairie doit commencer par les interlocuteurs, les règles, les moyens et les priorités immédiates. Choisissez une mission à observer, une mission à réaliser avec appui, puis une activité pouvant être confiée en autonomie après contrôle. Planifiez des points courts et réguliers pour vérifier la compréhension du périmètre, répondre aux questions et détecter les informations manquantes dans la fiche.

À la fin du premier mois de Secrétaire général de mairie, le manager et la personne recrutée peuvent annoter une copie de travail : fréquence réelle de « préparer et suivre les actes et réunions de la commune », dépendances, délais, risques et besoins d’apprentissage. Les corrections validées alimentent la version suivante ; les objectifs individuels restent dans un support distinct afin de ne pas confondre la définition durable du poste avec les priorités d’une période.

Pour décliner la fiche de Secrétaire général de mairie dans d’autres formats, revenez au modèle de fiche de poste principal ou utilisez la fiche de poste à remplir. Les trois téléchargements conservent les missions propres à ce métier avec des mises en page différentes.

Sources officielles et points de vigilance

Ces références servent à vérifier le cadre général applicable à la fiche de poste de Secrétaire général de mairie. Elles ne remplacent ni votre convention collective, ni le statut réellement applicable, ni un conseil juridique adapté à votre organisation.

Modèle de fiche de poste Secrétaire général de mairie gratuit