Comment personnaliser la fiche de poste de Secrétaire général de mairie ?

Supprimez les missions hors périmètre, précisez le rattachement, les outils, l’autonomie, les horaires et les contraintes propres à votre structure, puis faites relire le document.

Combien de missions faut-il conserver ?

Cinq à huit missions principales suffisent généralement. Les tâches détaillées peuvent être regroupées sous chaque mission ou placées dans une procédure séparée.

La fiche doit-elle être signée ?

Une signature peut matérialiser la remise ou la discussion. Elle ne remplace pas l’analyse nécessaire lorsqu’une évolution touche un élément contractuel ou statutaire important.

Quand mettre le document à jour ?

Après une réorganisation, une évolution durable des responsabilités, un changement d’outils majeur ou lors d’une revue périodique convenue par l’organisation.

Fiche de poste Secrétaire général de mairie : modèle Word gratuit

Ce modèle de fiche de poste de Secrétaire général de mairie est conçu pour une commune, particulièrement une commune de petite taille où le poste est très polyvalent. Il fournit une base structurée à adapter au niveau d’autonomie, aux outils, aux horaires et au cadre conventionnel ou statutaire réellement applicable.

Finalité du poste de Secrétaire général de mairie

Mettre en œuvre, sous l’autorité du maire, les politiques communales et assurer la coordination administrative, budgétaire et réglementaire de la collectivité. Pour délimiter cette finalité, utilisez ce point de comparaison : trame de la fonction publique territoriale.

La finalité doit rester stable et tenir en une ou deux phrases. Elle ne remplace pas les objectifs annuels : elle explique la contribution durable du poste, tandis que les objectifs précisent des résultats datés et révisables.

Missions principales à intégrer

Préparer et suivre les actes et réunions de la commune.
Élaborer et exécuter le budget avec les interlocuteurs compétents.
Organiser l’accueil et les démarches des administrés.
Suivre l’état civil, les élections et les dossiers réglementaires.
Conseiller le maire et alerter sur les échéances.
Coordonner les agents et prestataires selon l’organisation locale.
Assurer le classement, l’archivage et la transmission des documents.

Classez ces missions par importance ou par fréquence. Si une responsabilité ne concerne qu’un remplacement occasionnel, indiquez-le. Si plusieurs personnes interviennent, précisez qui prépare, qui contrôle, qui décide et qui reçoit l’information. Cette clarification évite les zones grises entre services.

Exemple de rattachement et d’organisation

Rubrique	Contenu attendu
Rattachement hiérarchique	Nommer la fonction qui fixe les priorités, valide les résultats et conduit les échanges managériaux.
Rattachement fonctionnel	Identifier les référents techniques ou métiers qui donnent des consignes dans leur domaine.
Relations internes	Lister les équipes avec lesquelles les informations, dossiers ou interventions doivent être coordonnés.
Relations externes	Préciser les usagers, clients, fournisseurs, partenaires ou administrations concernés.
Autonomie	Décrire les décisions courantes autorisées, les seuils et les situations qui exigent une alerte.

Compétences techniques et comportementales

Savoir-faire à évaluer

Finances publiques locales
Rédaction des actes
État civil et élections
Organisation des collectivités

Comportements professionnels utiles

Polyvalence
Discrétion
Sens du service public
Capacité d’alerte

Attribuez un niveau attendu à chaque compétence : notions, pratique autonome, maîtrise ou capacité à transmettre. Un niveau trop élevé sur toutes les lignes rend le profil introuvable ; un niveau non défini empêche une évaluation cohérente. Reliez chaque exigence à une mission concrète et prévoyez les apprentissages possibles pendant l’intégration.

Profil, expérience et conditions d’exercice

Cadre d’emplois, grade ou recrutement contractuel à préciser selon la strate de la commune et la réglementation en vigueur. Une solide maîtrise de l’environnement territorial est attendue. Les différences de profil apparaissent aussi dans la fiche d’assistant administratif.

La rubrique des conditions doit notamment couvrir les éléments suivants :

Lien direct avec le maire
Polyvalence forte
Échéances des conseils et du budget
Accueil du public
Disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels

Ne minimisez pas une contrainte pour rendre le poste plus attractif. Une information claire améliore la qualité des candidatures et permet d’anticiper l’organisation, les équipements, la formation et les mesures de prévention. Vérifiez la cohérence avec l’évaluation des risques de chaque situation de travail.

Indicateurs et critères de réussite

Actes transmis dans les délais
Échéances budgétaires tenues
Dossiers usagers suivis
Alertes traitées

Ces indicateurs sont des exemples de pilotage, pas des objectifs automatiques. Définissez la source, la fréquence, le niveau de contrôle du titulaire et les facteurs externes. Combinez quantité, qualité et respect des règles afin d’éviter qu’un seul chiffre ne déforme les priorités.

Comment adapter ce modèle à votre organisation

Remplacer l’intitulé générique par celui utilisé dans l’organigramme et vérifier sa cohérence avec la classification ou le cadre d’emplois.
Choisir cinq à huit missions réellement confiées, puis supprimer les exemples hors périmètre.
Décrire les décisions autonomes et les situations qui doivent être escaladées au responsable.
Ajouter les logiciels, équipements, habilitations et documents de référence effectivement utilisés.
Préciser les horaires, déplacements, contraintes, protections et modalités de coopération.
Faire relire la version par le manager et une personne connaissant l’activité avant validation.

Utiliser la fiche pour recruter et intégrer

Pour l’annonce, sélectionnez les éléments utiles au candidat au lieu de publier tout le document interne. Pendant les entretiens, transformez les compétences prioritaires en questions portant sur des situations professionnelles observables. Ne collectez que des données pertinentes pour apprécier l’aptitude au poste et protégez l’accès aux dossiers de candidature. Pour préparer les interfaces avec les fonctions proches, consultez également la fiche d’assistant de direction.

À l’arrivée, reprenez la fiche avec la personne recrutée : interfaces, calendrier, niveaux de validation, risques, procédures et objectifs des premières semaines. Planifiez un point après la période d’intégration afin de corriger les écarts entre le document et la réalité.

Réviser la fiche sans créer de confusion

Une mise à jour peut préciser des tâches relevant de la qualification ou refléter une nouvelle organisation. En revanche, une évolution touchant la qualification, la rémunération contractuelle ou une responsabilité essentielle demande une analyse spécifique et, selon le cas, l’accord de la personne. Datez chaque version et distinguez la discussion préparatoire de la décision formelle.

Questions d’entretien pour un poste de Secrétaire général de mairie

Préparez des questions directement reliées aux missions au lieu d’évaluer des impressions générales. Demandez au candidat de décrire une situation, son objectif, les actions réalisées, les contrôles effectués et le résultat obtenu. Pour ce poste, vous pouvez notamment explorer la capacité à « préparer et suivre les actes et réunions de la commune » et à « élaborer et exécuter le budget avec les interlocuteurs compétents ». Une relance sur les difficultés rencontrées permet d’évaluer le raisonnement sans rechercher une réponse unique.

Utilisez la même grille de critères pour les candidatures comparées : pertinence de l’exemple, niveau d’autonomie, maîtrise des risques, qualité de la coopération et capacité à apprendre. N’introduisez pas de question sans lien avec l’aptitude professionnelle. Notez les faits utiles et évitez les commentaires subjectifs ou les informations privées qui n’ont pas leur place dans le dossier de recrutement.

Préparer les trente premiers jours

Le parcours d’intégration de Secrétaire général de mairie doit commencer par les interlocuteurs, les règles, les moyens et les priorités immédiates. Choisissez une mission à observer, une mission à réaliser avec appui, puis une activité pouvant être confiée en autonomie après contrôle. Planifiez des points courts et réguliers pour vérifier la compréhension du périmètre, répondre aux questions et détecter les informations manquantes dans la fiche.

À la fin du premier mois, le manager et la personne recrutée peuvent annoter une copie de travail : fréquence réelle des activités, dépendances, délais, risques et besoins d’apprentissage. Les corrections validées alimentent la version suivante ; les objectifs individuels restent dans un support distinct afin de ne pas confondre la définition durable du poste avec les priorités d’une période.

Pour comparer avec d’autres formats, revenez au modèle de fiche de poste principal ou utilisez la fiche de poste à remplir. Les fichiers téléchargeables ci-dessous proposent trois mises en page avec le même contenu de base.

Sources officielles et points de vigilance

Ces références servent à vérifier le cadre général. Elles ne remplacent ni votre convention collective, ni le statut applicable, ni un conseil juridique adapté à votre organisation.

Modèle de fiche de poste Secrétaire général de mairie gratuit